Privacyverklaring Makdo B.V., versie 1.0 (31-8-2022)
Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Makdo B.V. verwerkt.
Wij vinden het belangrijk om op een transparante en verantwoorde manier om te gaan met de persoonsgegevens die aan ons worden toevertrouwd. We verwerken uw persoonsgegevens dan ook op een zorgvuldige manier en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) en de bijbehorende uitvoeringswet.
In deze Privacyverklaring leggen we uit hoe we omgaan met uw persoonsgegevens en welke rechten u heeft. Wij adviseren u om de Privacyverklaring goed door te lezen en een kopie daarvan te bewaren voor uw eigen administratie.
I. PATIËNTGEGEVENS
- Welke persoonsgegevens verwerken wij ?
Indien u voor een eerste consult of behandeling bij ons komt gaan we uw persoonsgegevens verwerken. Wij zullen u vragen om verschillende gegevens te verstrekken, zoals uw NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, de gegevens van uw zorgverzekering en medische gegevens. Daarbij vragen wij om uw legitimatiebewijs en uw servicenummer (BSN). Deze gegevens zijn nodig om u te kunnen identificeren, zodat we er zeker van te zijn dat u het bent. Van uw legitimatiebewijs bewaren wij geen kopie.
We verwerken uw persoonsgegevens in uw patiëntendossier. In uw patiëntendossier worden ook uw tandheelkundige en overige gezondheidsgegevens, welke nodig zijn voor een veilige en verantwoorde zorgverlening, verwerkt. Onder andere diagnoses, onderzoeksgegevens (waaronder foto’s en laboratoriumuitslagen) het behandelplan en medicatiegebruik, worden in uw patiëntendossier opgenomen.
- Voor welk doel en grondslag verwerken we de persoonsgegevens?
Verlenen van tandheelkundige zorg
Wij zijn wettelijk verplicht om een patiëntendossier (tandheelkundig dossier) van u bij te houden. Wij verwerken deze gegevens om een goede (tandheelkundige) zorg en behandeling te verlenen en om de met u gesloten behandelovereenkomst na te komen.
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is: noodzakelijk voor de uitvoering van de tussen ons gesloten behandelovereenkomst en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
Algemeen contact in het kader van de behandelovereenkomst
Uw naam, e-mail adres en/of telefoonnummer kunnen wij gebruiken voor het maken van afspraken, sturen van herinneringen voor afspraken, voor het verstrekken van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van uw vraag en/of klacht.
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is: noodzakelijk voor de uitvoering van de tussen ons gesloten behandelovereenkomst.
Facturering van de verleende (tandheelkundige) zorg
In onze patiëntenadministratie verwerken wij verwerken uw NAW gegevens, BSN, tandheelkundige en gezondheidsgegevens, gegevens van uw zorgverzekering, bank- en betalingsgegevens, factuurgegevens en eventuele andere voor onze administratie noodzakelijk gegevens. Wij gebruiken deze gegevens voor het factureren van onze (tandheelkundige) zorg, het declareren van de (tandheelkundige) zorg bij uw zorgverzekeraar (indien relevant) en overige administratieve handelingen die nodig zijn in het kader van de met u gesloten behandelovereenkomst. Voor de facturering kunnen we gebruik maken van een factoringmaatschappij, met wie we een verwerkersovereenkomst hebben gesloten voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is: noodzakelijk voor de uitvoering van de tussen ons gesloten overeenkomst en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
Kwaliteit van de systemen, zorgverlening en klachtafhandeling
Om de kwaliteit van onze systemen en processen te garanderen, hebben wij bepaalde controles en werkzaamheden ingericht waarvoor wij in sommige gevallen steekproefsgewijs persoonsgegevens nodig hebben om deze proces- en systeemcontroles uit te voeren en onze systemen en processen up-to-date en correct ingericht te houden. Wij zullen daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.
Voor de verbetering van onze zorgverlening kunnen we ook gebruik maken van geanonimiseerde gegevens uit onze patiëntendossiers. Daarnaast voeren wij ook patiënttevredenheid- en ervaringsonderzoek uit voor interne kwaliteitsverbetering. Het staat u vrij om hier wel of geen medewerking aan te verlenen.
Als u een klacht (over onze zorgverlening) indient kan deze klacht worden behandeld door een interne organisatie klachtenfunctionaris.
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is: noodzakelijk voor de uitvoering van de tussen ons gesloten behandelovereenkomst en voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang op het gebied van systeem-, proces- en zorgkwaliteitsbewaking en -verbetering.
Camerabeelden
Voor uw en onze veiligheid kunnen bij de entree en/of in het pand camerabeelden worden gemaakt. Deze beelden worden maximaal 4 weken bewaard. Indien er binnen de bewaarperiode van maximaal 4 weken een incident is gemeld, dan worden de beelden bewaard totdat het incident is afgehandeld.
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is: noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang op het gebied van beveiliging.
II. SOLLICITANTEN EN ZZP-ERS
- Welke persoonsgegevens verwerken wij en voor welk doel en grondslag?
Indien u bij ons solliciteert of contact met ons heeft om als ZZP-er voor ons te werken, kunnen wij de volgende (persoons)gegevens verwerken: voor- en achternaam, adres, E-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, werkervaring, opleidingsniveau en motivatie, aanvullende informatie opgenomen in uw CV, eventueel resultaten van door u gemaakte testen en assessments, diploma’s en certificaten van opleidingen/trainingen en indien nodig een VOG.
Werving en selectie
Wij verwerken de hiervoor bedoelde gegevens voor de uitvoering van onze werving en selectie activiteiten, waaronder indien van toepassing ook begrepen het afnemen van testen en assessments. Een referentie onderzoek en/of andere onderzoeken met behulp van de persoonsgegevens kunnen onderdeel uitmaken van de werving en selectie. De gegevens, informatie en resultaten van een testen, assessments en/of andere onderzoeken kunnen ook worden gebruikt om te bepalen of en welke aanvullende trainingen en scholingen voor de sollicitant of ZZP-er gewenst zijn.
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is: noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang op het gebied van werving en selectie.
Arbeidsovereenkomst/ZZP-er overeenkomst
In het geval er een overeenkomst met de medewerker/ZZP-er tot stand komt wordt in de arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht apart vastgelegd hoe wij met de privacy en persoonsgegevens van de medewerkers/ZZP-ers omgaan.
In dat geval is de verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met de werknemer of ZZP-er.
Camerabeelden
Voor uw en onze veiligheid kunnen bij de entree en/of in het pand camerabeelden worden gemaakt. Deze beelden worden maximaal 4 weken bewaard. Indien er binnen de bewaartermijn van maximaal 4 weken een incident is gemeld, dan worden de beelden bewaard totdat het incident is afgehandeld.
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is: noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang op het gebied van beveiliging.
III. MARKETING EN ALGEMEEN CONTACT
- Welke persoonsgegevens verwerken wij en voor welk doel en grondslag?
Gebruik en verbetering van onze website
Indien u onze website bezoekt, kunnen we technische gegevens, zoals het IP-adres van uw apparaat, de bezochte webpagina en de duur van een bezoek of sessie, verwerken. Doel hiervan is het beheer en de verbetering van de functionaliteit en beschikbaarheid van onze website en het oplossen van eventuele storingen. Om te zorgen dat u informatie op onze website snel en eenvoudig kunt vinden, gebruiken we cookies. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar ons Cookie statement op onze website.
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is: noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang op het gebied van verbetering van de website.
Marketing
Indien u daarvoor toestemming heeft gegeven, gebruiken we uw naam en e-mailadres om onze e-mailnieuwsbrief toe te sturen. Hierin staat voor u interessante informatie over onze organisatie en dienstverlening. Wilt u uw toestemming intrekken en deze e-mail nieuwsbrief niet meer ontvangen? Stuur ons dan een e-mailbericht naar privacy@clinias.eu of gebruik de afmeldlink onderaan de mailing.
Daarnaast kunnen we uw NAW gegevens gebruiken om per post voor u relevante informatie over onze organisatie en dienstverlening te sturen.
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is: noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang op het gebied van marketing.
Algemeen contact
Uw naam, e-mail adres en/of telefoonnummer kunnen wij gebruiken voor het verstrekken van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van klachten of andere verzoeken.
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is: noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang op het gebied van contact met relaties.
IV. ALGEMENE INFORMATIE
- Bewaartermijnen
We verwerken uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor deze gegevens worden verwerkt. Indien we uw persoonsgegevens niet meer hoeven te bewaren, zullen wij uw persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij wij (i) op grond van wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) of (ii) op grond van een bewijsplicht (bijvoorbeeld op het gebied van e-mail marketing gedwongen zijn om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In welk geval uitsluitend uw persoonsgegevens die specifiek voor dat doel noodzakelijk zijn gedurende de van toepassing zijnde bewaartermijn bewaard zullen blijven.
Voor uw (persoons)gegevens in het patiëntendossier geldt een specifieke (wettelijke) bewaartermijn van tenminste 20 jaar. Deze termijn begint te lopen vanaf het moment dat de laatste wijziging in het dossier wordt aangebracht. Gegevens kunnen ook nog na deze termijn bewaard worden, bijvoorbeeld indien daar vanuit de goede zorg voor u of vanuit een wettelijke verplichting een reden toe is.
- Zijn uw gegevens bij ons veilig?
De veiligheid van uw persoonsgegevens, waaronder in het bijzonder de gezondheidsgegevens, heeft bij ons grote prioriteit. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde bekendmaking of toegang, of tegen enige andere onrechtmatige of ongeoorloofde verwerking van dergelijke persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van uitvoering, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van de te verwerken gegevens met zich meebrengen.
Om onbevoegde toegang tot of bekendmaking aan onbevoegden van uw gegevens te voorkomen, de accuraatheid van gegevens te behouden en het juiste gebruik van gegevens zeker te stellen, hebben wij passende fysieke, elektronische en beheerprocedures opgezet om de informatie die wij verzamelen te beschermen en beveiligen.
De verwerking van gezondheidsgegevens voldoet aan de beveiligingsrichtlijnen opgenomen in de ISO 27001 en NEN 7510
De persoonsgegevens worden alleen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.
Pagina-einde
- Verstrekking aan derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij er sprake is van de hieronder genoemde situaties, of u uitdrukkelijk toestemming heeft verleend:
- zorgverleners die bij rechtstreeks bij uw behandeling zijn betrokken kunnen toegang tot uw persoonsgegevens krijgen voor zover dat nodig is om goede zorg te kunnen verlenen;
- zorgverleners die uw behandelend zorgverlener vervangen (bijvoorbeeld wegens ziekte of vakantie) kunnen toegang krijgen tot uw persoonsgegevens indien dat noodzakelijk is voor het verrichten van diens werkzaamheden;
- indien wij u (door)verwijzen naar een andere tandarts of zorgverlener, verstrekken we de persoonsgegevens die relevant zijn voor de verwijzing;
- wij kunnen persoonsgegevens aan uw zorgverzekeraar verstrekken voor het aanvragen van machtigingen voor behandelingen en voor het declareren van de door ons geleverde zorg (indien er sprake is van een verzekering);
- indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat of er een bevel is van een bevoegde toezichthoudende autoriteit kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan bevoegde (toezichthoudende) autoriteiten en instanties;
- wij kunnen ook persoonsgegevens verstrekken aan administratiekantoren, factoringmaatschappij (voor de facturering van onze dienstverlening), onze holding, Clinias Dental Group B.V. (voor de levering van ondersteunende dienstverlening), hosting partijen, technische leveranciers, facilitaire bedrijven, leverancier van diensten op het gebied van prikaccidenten en andere leveranciers die diensten aan ons leveren. Deze leveranciers (zogenaamde ‘verwerkers’) verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht. Met de verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de verwerker wordt verplicht om alle verplichtingen uit de AVG en deze Privacyverklaring na te leven. Voor vragen over deze verwerkers kunt contact met ons opnemen via privacy@clinias.eu.
- Wat zijn uw rechten?
U kunt op elk moment via privacy@clinias.eu een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te verkrijgen, te corrigeren of te beperken. Wij zullen uw verzoek steeds onverwijld in behandeling nemen en u, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Indien we uw verzoek niet kunnen inwilligen zullen we dat altijd nader toelichten.
Indien we uw verzoek tot de verkrijging van uw persoonsgegevens inwilligen, zullen we de persoonsgegevens op een door ons te bepalen standaardformaat aan u of aan een door u aangewezen derde partij ter beschikking stellen.
Indien u uw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens wilt intrekken of bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u eveneens contact opnemen via privacy@clinias.eu. Wij zullen dit verzoek onverwijld, in ieder geval binnen een maand, in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij wij op grond van dwingende gerechtvaardigde gronden of een wettelijke verplichting genoodzaakt zijn de betreffende persoonsgegevens langer te bewaren. In dat geval, zullen wij u hiervan op de hoogte brengen en onze afweging motiveren.
Indien u klachten heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of uw verzoeken behandelen, kunt u contact opnemen via privacy@clinias.eu. Indien dit niet leidt tot een oplossing kunt u gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep te doen op de bevoegde rechter.
- Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
Makdo B.V.
Verlengde Poolseweg 10
4818 CL Breda
Kamer van Koophandelnummer: 66562856
Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via privacy@clinias.eu
- Hoe houden wij u op de hoogte van wijzigingen?
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. De meest actuele privacyverklaring vindt u altijd op onze website www.makdo.nl. Deze privacyverklaring is op 31-8-2022 voor het laatst gewijzigd.